Ein gutes Finanzmanagement ist sehr wichtig für ein Unternehmen, das seinen Umsatz steigern möchte. Die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens muss daher bei der Kontrolle aller Vorgänge, die Geldabflüsse erfordern, streng sein. Spesenabrechnungen sind eine sehr mühsame Aufgabe für Buchhaltungsmanager von Unternehmen.
Um effizienter im Management zu sein, haben sich in letzter Zeit mehrere Unternehmen für den Einsatz von Software oder Anwendung bei der Erledigung verschiedener Aufgaben wie der Verwaltung von Spesenabrechnungen entschieden. Aber was ist eine Spesenabrechnung? Wie können Apps bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen helfen? Welche Anwendung sollen Sie für Ihr Unternehmen wählen?
Eine Spesenabrechnung: Was ist das?
In allen Unternehmen ist die Spesenabrechnung ein Papierdokument oder eine digitale Akte, die es einem Arbeitnehmer ermöglicht, von seinem Unternehmen die im Interesse seines Arbeitgebers entstandenen beruflichen Kosten zu erstatten. Mit anderen Worten: Es handelt sich um ein Dokument, das alle Ausgabenposten zusammenfasst, die vom Arbeitgeber erstattet werden müssen. Es kann Ausgaben wie die Kosten für das Essen mit einem Kunden, die Kosten für ein Zugticket, das Abonnement eines Computerdienstes und Kilometergebühren umfassen.
Aus steuerlicher Sicht sind diese Kosten unter bestimmten Voraussetzungen von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit und der eingezogene Betrag unterliegt nicht der Einkommensteuer für Arbeitnehmer. Es deckt nur die Gewerbekosten ab. Um den Papierkram im Zusammenhang mit diesen Spesenabrechnungen zu reduzieren, ist Expensya eine automatisierte Lösung für das Geschäftskostenmanagement.
Wie sieht eine Spesenabrechnung aus?
Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Standardformat für die Erstellung von Spesenabrechnungen. Jedes Unternehmen verfügt über das Monopol, sein eigenes Muster nach seinen Bedürfnissen, Regeln und Berechnungsformeln einzurichten. Allerdings bestehen Gesetze, die einen Rahmen für die Abrechnung bestimmter Kosten vorgeben, wie z. B. das Bundesreisekostengesetz.
Der Inhalt der Spesenabrechnung muss klar aufgeschlüsselt sein:
- Die Ausgabenart (der Gegenstand der Ausgabe).
- Das Datum (der Zeitraum, in dem die Ausgabe getätigt wurde).
- Den Namen des betroffenen Mitarbeiters
- Grund der Dienstreise
- Ort der Reise
- Beschreibung der Kosten nach Kategorien (Mahlzeiten, Transport…)
- Den Betrag vor Steuern
- Den Betrag der Mehrwertsteuer
- Den Betrag inkl. MwSt.
Rechnungen müssen hinzugefügt werden. Es kann sich also um ein handschriftlich ausgefülltes Dokument, eine Excel-Tabelle, eine PDF-Datei oder eine in der Cloud installierte Software handeln. Das Wichtigste in diesem Fall ist nicht das Medium, sondern der Inhalt.
Welche Lösung zur Verwaltung der Spesenabrechnungen eines Unternehmens?
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist für Buchhalter nicht immer einfach. Sie müssen viel Zeit damit verbringen, die von den Mitarbeitern vorgelegten Beweise zu überprüfen, um eine Rückerstattung für jedes Ich zu erhalten. So verschwenden Sie nicht nur ihre Zeit, sondern auch das Geld des Unternehmens.
Um diese Probleme zu lösen, wurde Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen für Unternehmen wie Expensya entwickelt. Diese Anwendungssoftware ermöglicht:
- Die Digitalisierung der Belege, das automatisierte Scannen, das Sammeln von Rechnungen von Händler-Websites, die Erfassung der Ausgaben von Mitarbeitern an deren Stelle.
- Die Abrechnung der verschiedenen Ausgaben, die Mitarbeiter im Rahmen einer Dienstreise tätigen, einschließlich der Kilometerkosten.
- Die Entschlüsselung der Ausgabenbelege und die Übertragung der Informationen an die Buchhaltungssoftware.
- Die automatische Umrechnung von 170 Währungen nach einem Referenzwechselkurs …
Expensya: eine gute Wahl für die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen
Expensya ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die seit fast zehn Jahren im Geschäft ist und Unternehmen im Bereich der Finanzen unterstützt. Sie hat ihren Sitz in Paris und ist auf den Bereich der Computerprogrammierung spezialisiert.
Mit mehr als 160 Mitarbeitern in vier (04) Ländern hat sie heute mehr als 6000 Unternehmenskunden in rund 100 Ländern und mehr als 700 000 Nutzer weltweit. Expensya hat die EDF-Ausschreibung gewonnen. Die Firma bietet eine Vielzahl von Angeboten, nämlich:
- Silber, das Angebot, mit dem Sie Zeit für das Spesenmanagement verschwenden können
- Gold, das Angebot, das nicht nur Zeit spart, sondern auch die Archivierung und Anbindung an Ihre Tools sicherstellt.
